L’enjeu de l’archivage électronique

Nous avons évoqué ici le métier d’archiviste dans l’Église de France (http://livresadecouvrir.blogspot.fr/2014/10/archiviste-diocesain-20.html). L’association des archivistes de l’Église de France a pris à bras le corps la question du numérique en créant le Groupe de travail sur l’archivage électronique. Celui-ci, désormais coordonné par Sibylle Gardelle, archiviste de la congrégation du Bon-Pasteur d’Angers, vient de rendre accessible six fiches sur le sujet, cinq autres étant en préparation. Certaines de ces fiches sont destinées uniquement aux archivistes des diocèses et de congrégations religieuses. D’autres sont pour leurs interlocuteurs habituels : curés, secrétaires de paroisses, responsables de services et de mouvements. Elles ont toutes pour intérêt de faire avancer la question de l’archivage électronique.

Il faut en retenir la fiche sur la « définition et les enjeux ». Un document électronique peut être conçu numériquement par traitement de texte, tableur, messagerie… Il peut aussi être originellement sous forme papier et « scanné » ensuite. Les archives électroniques, si les documents sont des originaux, « doivent être conservés en tant que tels dans la mesure du possible », c’est-à-dire dans leur intégrité.

Mais pourquoi conserver ces documents ? Comme pour tout document, tout simplement pour faire valoir les droits d’un organisme ou pour leur intérêt historique « […] avant que ne survienne le dégât irréparable, comme une panne définitive ou l’intervention d’un service informatique pour ‘faire de la place’ ». En effet, le classement s’accompagne d’un tri et permet de ne conserver que les documents importants à l’instar du traitement d’un fonds d’archives papier.

Comment sauvegarder les documents numériques ? Tout d’abord en les nommant correctement selon des règles communes qui doivent être suffisamment claires pour « la compréhension du contenu d’un fichier » en « 31 caractères, extension comprise ». Les signes diacritiques, accents, caractères spéciaux et espaces vides sont à proscrire.

Les supports matériels (CD, clef USB, disque dur qu’il soit interne ou externe…) font également l’objet d’une fiche. Elle recommande de prévoir au moins deux espaces de stockage dans deux lieux physiques différents.

Une fiche également traite des métadonnées qui décrivent et renseignent le contenu d’un document (une photographie par exemple) et permettent « d’expliquer l’origine de sa création, le contexte, etc ». Comme celle sur les formats, reconnus par l’ « extension, c’est-à-dire le suffixe attaché au nom du fichier (.pdf ; .jpg ; etc) » elle est plus technique et à destination de l’archiviste essentiellement.

Luc-André Biarnais
archiviste du diocèse de Gap et d'Embrun

Articles en lien :

Vous pouvez laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *